Die Grundsätze unseres Handelns bei H-TEC SYSTEMS

Die Grundsätze unseres Handelns bei H-TEC SYSTEMS

H-TEC SYSTEMS trägt als Unternehmen gesellschaftliche Verantwortung gegenüber Kunden*innen, Mitarbeiter*innen, Kapitalgeber*innen und der Öffentlichkeit. Zu dieser gesellschaftlichen Verantwortung gehört, sich jederzeit und überall an die geltenden Gesetze zu halten, ethische Grundwerte zu respektieren und nachhaltig zu handeln. Integrität und Compliance sind daher fundamentaler Teil der Unternehmensstrategie der H-TEC SYSTEMS GmbH und werden auf allen Ebenen des Unternehmens und von allen Mitarbeitenden, das heißt der Geschäftsleitung, den Führungskräften und jedem/r einzelnen/r Arbeitnehmer*in, gleichermaßen gelebt.

Als Tochterunternehmen von MAN Energy Solutions ist die H-TEC SYSTEMS in das Integrity & Compliance Management System der MAN Energy Solutions integriert. Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions unterstützt die H-TEC SYSTEMS in der Ausführung ihrer Integritäts- und Compliance-Aufgaben und steht beratend zur Seite. Das Integritäts- und Compliance-Programm befasst sich neben Integrität mit Wirtschaftskriminalität, insbesondere Korruptionsbekämpfung, Geldwäscheprävention und Kartellrecht. Es wurde also entwickelt, um

  • Compliance-Verstöße zu verhindern (Prävention),
  • etwaige, trotz Präventionsmaßnahmen vorkommende Compliance-Verstöße so schnell wie möglich aufzudecken (Aufdeckung)
  • und diese Compliance-Verstöße, sobald sie aufgedeckt wurden, unverzüglich und effizient abzustellen (Reaktion).
Prävention

Prävention

Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions hat das Ziel, bei allen Mitarbeiter*innen, Lieferanten*innen und Business Partnern*innen der H-TEC SYSTEMS GmbH das Bewusstsein und Verständnis für verantwortungsbewusstes und integres Handeln weiter zu etablieren und voranzutreiben. Um Compliance-Verstöße präventiv zu verhindern, hat die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions eine Vielzahl unterschiedlicher Maßnahmen ergriffen und implementiert:

Code of Conduct
Der Code of Conduct von H-TEC SYSTEMS gilt für alle Mitarbeitenden, das heißt Geschäftsleitung, Führungskräfte und jeden einzelnen Arbeitnehmer*in, gleichermaßen. Der Code of Conduct bildet das Herzstück der Unternehmenskultur von H-TEC SYSTEMS und gibt für Situationen, in denen die Mitarbeiter*innen besonders auf verantwortungsvolles Handeln achten müssen, konkrete und verbindliche Leitlinien vor. Anhand von Beispielen beschreibt er, wie mit Konfliktsituationen im alltäglichen Geschäft umgegangen werden kann.

Code of Conduct für Lieferanten*innen und Business Partner*innen
H-TEC SYSTEMS erwartet, dass auch Lieferanten*innen und Business Partner*innen sowie deren Mitarbeiter*innen verantwortungsvoll handeln und sich jederzeit und überall an geltende Gesetze halten und ethische Grundwerte respektieren. H-TEC SYSTEMS hat deshalb einen eigenen Code of Conduct für Lieferanten*innen und Business Partner*innen, der ethische Mindeststandards enthält, zu deren Einhaltung sich die Lieferanten*innen und Business Partner*innen von H-TEC SYSTEMS verpflichten.

Kommunikation
Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions kommuniziert kontinuierlich auf allen Ebenen des Unternehmens. Die Themen Integrität und Compliance werden bei H-TEC SYSTEMS regelmäßig in internen Medien kommuniziert, wie beispielsweise im Intranet. Darüber hinaus informiert und berät die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions Führungskräfte und andere Mitarbeiter*innen durch Schulungen, den Helpdesk-Service sowie auf internen Konferenzen und in Besprechungen.

Compliance-Richtlinien
H-TEC SYSTEMS hat gültige Richtlinien, insbesondere zu den Compliance-Themen Korruptionsbekämpfung, Kartellrecht, Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie Integritätsprüfung von Geschäftspartnern. Diese Richtlinien beinhalten unternehmensweit einheitliche und verbindliche Vorgaben für alle Mitarbeiter*innen.

Präsenz- und Online-Trainings
H-TEC SYSTEMS hat ein Schulungsprogramm zu Integrität und Compliance für alle Mitarbeiter*innen. Zu den wichtigsten Schulungsinhalten gehören der Code of Conduct (Verhaltenskodex) und die Informationen zur Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions. 

Austausch mit externen Experten und Expertinnen
Die Compliance-Officer nehmen an einem regelmäßigen Austausch zu den Themen Integrität und Compliance mit Experten*innen aus Industrie und Wissenschaft teil. Durch Mitgliedschaften des Mutterkonzerns MAN Energy Solutions in externen Compliance-Initiativen unterstützt und fördert H-TEC SYSTEMS Integritäts- und Compliance-Initiativen individuell und in Partnerschaft mit anderen Unternehmen.

Helpdesk
Mitarbeiter*innen der H-TEC SYSTEMS GmbH können jederzeit telefonisch oder per E-Mail Fragen rund um das Thema Integrität und Compliance an die jeweiligen Compliance Officer stellen. Durch die gestellten Anfragen gewinnt die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions einen Überblick über häufiger auftauchende Fragestellungen. Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse werden zur Identifikation weiterer Risiken, Trends und präventiver Compliance-Maßnahmen genutzt.

Monitoring
Um die Nachhaltigkeit des Integritäts- und Compliance-Programmes zu gewährleisten, überprüft die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions fortlaufend dessen Effizienz und Wirksamkeit, indem sie die Umsetzung der Maßnahmen und Projekte kontinuierlich nachhält. 

Tone from the Top
Der Vorstand von H-TEC SYSTEMS ist sich seiner Verantwortung für Integrität und Compliance bewusst und nimmt diese vollumfänglich wahr. Die Geschäftsführung und die Führungskräfte von H-TEC SYSTEMS begreifen Integrität und Compliance als integralen Bestandteil der Unternehmensstrategie.

Aufdeckung

Aufdeckung

Kommt es innerhalb der H-TEC SYSTEMS zu Rechtsverstößen, kann dies zu erheblichen Risiken für H-TEC SYSTEMS und die betroffenen Mitarbeiter*innen führen. Integrität und gesetzeskonformes Verhalten haben deshalb innerhalb der H-TEC SYSTEMS höchste Priorität. Um diese Werte zu gewährleisten, hat H-TEC SYSTEMS klare und transparente Prozesse geschaffen, die sicherstellen, dass Rechtsverstöße intern erkannt, aufgeklärt und unverzüglich abgestellt werden. 

Compliance-Risikoanalyse
Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions führt regelmäßig konzernweite Compliance-Risikoanalysen durch. Diese Risikoanalysen berücksichtigen Anzahl und Größe der einzelnen Konzerngesellschaften, das Geschäftsmodell, die Kunden- und die Vertriebsstruktur, das Länderrisiko sowie die jeweilige lokale Wettbewerbsstruktur. Zusätzlich werden die Implementierung der Compliance-Maßnahmen und -Kontrollen in den untersuchten Gesellschaften intern geprüft.

Mergers and Acquisitions (M&A)
Um Compliance-Risiken, die aus dem Erwerb oder der Veräußerung von Unternehmensbeteiligungen für H-TEC SYSTEMS entstehen, zu erkennen, vermeiden und abzuschwächen, wird die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions in M&A-Projekte der MAN Energy Solutions Gruppe mit eingebunden. Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions führt Compliance-Due-Diligence-Prüfungen der betroffenen Unternehmen durch, um eine Aufdeckung etwaiger Compliance-Risiken gewährleisten zu können.

Hinweisgebersystem
H-TEC SYSTEMS bietet allen, einschließlich Mitarbeiter*innen, Kunden*innen, Lieferanten*innen und anderen Geschäftspartnern*innen ein sicheres Hinweisgebersystem zur Meldung von potenziellen Compliance-Verstößen. Dies ermöglicht einen anonymen, sicheren und vertraulichen Austausch solcher Informationen zu jeder Zeit und von überall auf der Welt. Die Hinweise werden zur Untersuchung an eine unabhängige Stelle weitergeleitet. Alle Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln, werden vor Diskriminierung und Vergeltung geschützt. Mehr zum Hinweisgebersystem finden Sie hier:
www.volkswagenag.com/hinweis

REAKTION UND VERANTWORTLICHKEIT

REAKTION UND VERANTWORTLICHKEIT

H-TEC SYSTEMS toleriert keine Compliance-Verstöße. Die richtige Reaktion auf Compliance-Verstöße und Fehlverhalten ist unerlässlich, um die negativen Auswirkungen eines Verstoßes zu minimieren, die Verantwortlichen zur Verantwortung zu ziehen und sicherzustellen, dass unser Engagement, Geschäfte integer zu tätigen, gefestigt bleibt.

Behördliche Untersuchungen
H-TEC SYSTEMS kooperiert eng mit den zuständigen Behörden. H-TEC SYSTEMS hat eine Verhaltensanweisung für Mitarbeiter*innen herausgegeben, welche die Wichtigkeit von Offenheit, Transparenz und Kooperation gegenüber den Behörden betont.

Kontinuierliche Weiterentwicklung des Integritäts- und Compliance-Programmes
Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions entwickelt und verbessert das Integritäts- und Compliance-Programm kontinuierlich.

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H-TEC SYSTEMS Code of Conduct

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Code of Conduct für Lieferanten und Business Partner

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Broschüre „Integrität und Compliance“

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Unser Hinweisgebersystem

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei H-TEC SYSTEMS oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Mitarbeitenden oder denen unserer Zulieferer*innen zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb haben wir das Zentrale Aufklärungs-Office der Volkswagen AG beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben. 

Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber*innen, Betroffene und Mitarbeiter*innen, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeber*innen zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen.

Benachteiligungen von Hinweisgeber*innen und allen Personen, die zu Untersuchungen bei H-TEC SYSTEMS beitragen, werden nicht toleriert. Für die betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.

Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?

Qualifizierte und erfahrenen Mitarbeitende des Zentralen Aufklärungs-Offices der Volkswagen AG prüfen alle Meldungen auf potentielle Schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Zentrale Aufklärungs-Office Ihren Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere vom Hinweisgeber. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potentiellen Schweren Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Nach deren Abschluss bewertet das Zentrale Aufklärungs-Office die Ergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungs-Empfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus (Bearbeitungszeit ist variabel und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab) Ihres Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden Ihnen unverzüglich mitgeteilt.

Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Zentrale Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.

Weitere Informationen zu den Verfahrensgrundsätzen des Volkswagen Konzernbeschwerdeverfahrens finden Sie hier

Eine Meldung an unser Hinweisgebersystem abgeben

Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten oder Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner in unserer Lieferkette zu melden, die eine schnelle Überprüfung und – falls notwendig – Reaktion unseres Unternehmens erfordern.

Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben an die zuständigen Behörden zu wenden.

Online Meldekanal

Online Meldekanal

Sie haben die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform bkms-system.com in unterschiedlichen Sprachen mit dem Zentralen Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt.

Sollte Ihre bevorzugte Sprache nicht aufgelistet sein, ist eine Meldung auch in jeder anderen Sprache möglich. Zudem können Sie das Zentrale Aufklärungs-Office auch in allen Sprachen per E-Mail oder Post kontaktieren.

24/7 Hotline

24/7 Hotline

Sie können Meldungen rund um die Uhr über die folgende internationale gebührenfreie Telefonnummer abgeben: +800 444 46300

Sollte Ihr lokaler Telefonanbieter den kostenfreien Service nicht unterstützen, können Sie zur Hinweisabgabe auch die folgende, gebührenpflichtige Telefonnummer nutzen: +49 5361 946300

OMBUDSLEUTE

OMBUDSLEUTE

Volkswagen AG hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeber*innen – auf Wunsch auch anonym – an das Zentrale Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.

Wenn Sie mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchten, finden Sie alle notwendigen Informationen unter
www.ombudsmen-of-volkswagen.com

E-Mail

E-Mail

Sie erreichen das Zentrale Aufklärungs-Office von der Volkswagen AG per E-Mail über die folgende Adresse: io(at)volkswagen.de

Postanschrift

Postanschrift

Postadresse:     
Zentrales Aufklärungs-Office
Brieffach 1717
38436 Wolfsburg (Innenstadt)

Bitte vereinbaren Sie einen Termin über io(at)volkswagen.de

Fragen oder Verbesserungsvorschläge hinsichtlich des Hinweisgebersystems können Sie ebenfalls an das zuständige Aufklärungs-Office richten. Darüber hinaus können Sie sich bei allen Angelegenheiten rund um das Hinweisgebersystem gern an die zuständigen Compliance Officer per E-Mail unter compliance(at)man-es.com wenden. 

Noch Fragen zum Integritäts- und Compliance-Programm der H-TEC SYSTEMS oder dem Hinweisgebersystem?


compliance(at)man-es.com

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